De goedkeuringsinbox kan je zien als een soort van mailbox. Elke factuur waarvoor jouw goedkeuring wordt gevraagd verschijnt hier automatisch in.

In deze goedkeuringsinbox wordt de huidige gebruiker zijn of haar goedkeuring gevraagd voor vier aankoopfacturen.

De facturen in je goedkeuringsinbox staan chronologisch gesorteerd. De facturen die al het langst op je goedkeuring wachten staan dus bovenaan.

Een factuur vlot verwerken via de goedkeuringsinbox verloopt via volgende stappen:

Hiermee geeft u uw goedkeuring aan deze factuur zonder meer. Hierdoor wordt geregistreerd dat u de factuur heeft goedgekeurd en wanneer u dat gedaan hebt.

Stel dat u de laatste (of enige) bent die in deze fase moest goedkeuren zal de huidige fase automatisch afgerond worden en zal er doorgegaan worden naar de volgende fase.

Hiermee geeft u uw goedkeuring aan deze factuur, maar krijgt u nog wel de kans om een opmerking te noteren. Deze opmerking is zichtbaar voor eenieder wie nu de factuur opent. Dit is handig om meer informatie mee te geven aan de personen in de volgende fase die de factuur te zien zullen krijgen.

Door een factuur af te keuren houdt u de goedkeuringsflow tegen. Dit doet u wanneer u een probleem heeft gevonden en verdere goedkeuring door andere collega's of leidinggevenden niet meer vereist is.

U krijgt nog de kans op een opmerking te noteren - zet hier zeker zeer duidelijk waarom de aankoopfactuur niet is goedgekeurd zodat de verantwoordelijke van de factuur de juiste actie kan ondernemen, zoals de factuur protesteren bij de leverancier.

Door een factuur te delegeren geeft u aan dat u in dit specifiek geval geen beslissing kan nemen over de aankoopfactuur. Mogelijk heeft u meer informatie nodig of in dit specifieke geval bent u misschien niet de juiste persoon om goedkeuring te geven.

Binnen het delegeren zijn er twee mogelijkheden.

U geeft de goedkeuring door, de factuur verdwijnt uit uw goedkeuringsinbox en verschijnt automatisch bij een collega in de goedkeuringsinbox.

U kan de goedkeuring ook doorgeven aan een collega en automatisch terug in uw eigen goedkeuringsinbox laten verschijnen indien uw collega goedkeurt.

Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als een collega die normaliter niet betrokken is in de huidige goedkeuringsflow een extra controle moet uitvoeren.

In het onderstaande voorbeeld wordt de goedkeuring gedelegeerd naar Dries Meeseman om daarna terug naar de huidige gebruiker zijn goedkeuringsinbox te komen. Stel dat Dries Meeseman niet goedkeurt, zal de factuur niet terug in uw goedkeuringsinbox terecht komen.