IAMD. ERP bevat een module om klachten en vragen van klanten te centraliseren en af te handelen vanuit het systeem.
Deze module is ontworpen om een centrale mailbox, zoals een e-mailadres voor klachten, te verzamelen binnen ons systeem.
In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe de module werkt.
Als je graag meer algemene informatie hebt over deze module, dan kan je daar dit helpdeskartikel voor doornemen.
Overzicht van de supporttickets
De Support Tickets Module is opgedeeld in twee hoofdsecties:
Algemene informatie
Aan de éne kant van het scherm ziet u de algemene informatie over het ticket.
Deze informatie omvat bijvoorbeeld:
Ticketnummer: Uniek nummer dat aan elk support ticket wordt toegewezen.
Afzender: De persoon of organisatie die het ticket heeft ingediend.
Verantwoordelijke: De interne medewerker die verantwoordelijk is voor de opvolging van het ticket.
Gerelateerde Klant of Project: De klant of het project waarmee het support ticket is verbonden.
Deze informatie helpt je om een overzicht te houden van het ticket en de juiste personen te betrekken bij de oplossing ervan.
Communicatie
Aan de andere kant van het scherm vind je een overzicht van alle communicatie die over dit ticket is gevoerd, met de meest recente reactie bovenaan.
Hier kan je:
Nieuwe reactie typen: Schrijf een nieuwe reactie om te communiceren met de klant.
Automatisch verzenden: Wanneer je een reactie typt en verzendt, wordt deze automatisch gemaild naar de klant samen met een overzicht van alle eerdere communicatie.
Intern bericht
Opgelet, een nieuwe reactie typen verstuurt die reactie per mail naar de afzender(s) van het ticket. Als dit niet gewenst is, vink dan het vinkje Intern bericht AAN.
Hierdoor verschijnt er enkel een bericht in de historiek van het ticket, maar wordt er niets verstuurd naar de klant.
Verzendknop en status aanpassen
Met de verzendknop kan je niet alleen je reactie versturen, maar ook de status van het ticket aanpassen.
Standaard bieden we volgende drie opties aan:
Verzenden als 'afgewerkt': Gebruik deze optie als je gelooft dat het ticket met jouw antwoord is opgelost en kan worden afgesloten.
Verzenden als 'open': Gebruik deze optie als je een eerste reactie geeft, maar de vraag nog verdere behandeling vereist.
Verzenden als 'wachten op reactie': Gebruik deze optie als je een vraag gesteld hebt en wacht op een antwoord van de klant
Het correct instellen van de status helpt bij het beheer van de tickets en zorgt voor een vlotte afhandeling van klantverzoeken. Het is uiteraard mogelijk om uw eigen statussen in te stellen. Voorlopig moet dit via een aanvraag via de supportafdeling lopen, dus contacteer ons zeker via [email protected] als hier nood aan is.
Met de Support Tickets Module kan je efficiënt communiceren met klanten en de voortgang van support tickets bijhouden. Vergeet niet om waar nodig de status van tickets aan te passen om ervoor te zorgen dat alle tickets tijdig en correct worden afgehandeld.
Als u nog vragen hebt over deze mogelijkheden, aarzel niet om contact op te nemen met ons via [email protected].