Je kan een offerte opmaken met verschillende versies. Dit is vooral handig als je klant nog wijzigingen aan je offerte vraagt nadat die werd doorgestuurd.

Je maakt gewoon een nieuwe versie van je offerte en doet je wijzigingen daarin. Als je klant straks dan aangeeft dat die toch liever de eerste versie goedkeurt dan de tweede, dan kan je IAMD gewoon terugschakelen naar de eerste versie van je offerte en moet je je wijzigingen niet ongedaan maken.

Voordelen van het werken met versies

Volledige historie: Door met versies te werken, kun je de wijzigingen die zijn doorgevoerd gemakkelijk bijhouden en teruggaan naar een voorgaande versie.
Consistentie in communicatie: Omdat alle aanpassingen in één document blijven, voorkom je dat er verwarring ontstaat tussen verschillende versies. Zowel jij als de klant werken altijd met dezelfde offerte, maar dan een geüpdatete versie ervan. Versie naam of nummer kunnen altijd opgenomen worden in het document en de bestandsnaam.
Tijdbesparing: Het is efficiënter om een bestaande offerte aan te passen in plaats van een compleet nieuwe te maken.
Automatisering: Gemakkelijk versies te beheren, zoals het kopiëren en wijzigen van eerdere offertes, wat het proces verder versnelt.
Vergelijkingsmogelijkheden: Je kan meerdere versies tegelijkertijd uitsturen naar de klant zodat ze deze naast elkaar kunnen leggen.
Professioneel en gestructureerd: Het presenteren van een geüpdatete versie van een offerte komt vaak professioneler over dan steeds een geheel nieuwe offerte sturen.

De eerste versie

Standaard zal bij aanmaak van je offerte ook een eerste versie aangemaakt worden.
Als je naar het tabblad 'Regels' gaat bij een nieuwe offerte, zal je onmiddellijk de vraag krijgen om een versie aan te maken.

Deze krijgt standaard de naam 'Versie 1', zal als actieve versie ingesteld worden en krijgt de datum van vandaag en een vervaldatum afhankelijk van je instellingen.

De naam van de versie kan een nummer zijn of een omschrijving of een combinatie van beiden.

Bv. 'Versie 1', 'v1', 'v2 - bijkomende opties',...

De versie naam kan

in het document opgenomen worden
in de bestandsnaam gebruikt worden
in het subject van het e-mailbericht
...

Zo blijft het voor jou en de klant duidelijk welke versie van toepassing is.

Je kan eventueel met commissies werken op je offerte, maar standaard staat dit uit.

Links bovenaan zal je steeds zien op welke versie je werkt en welke versie de 'actieve versie' is.

Vervolgens kan je je offerte beginnen opmaken.

Nieuwe versies aanmaken

Als je eerste versie klaar is, kan je nog een 2de, 3de,... versie van je offerte aanmaken.

Om dit te kunnen doen, klik je op het kleine driehoekje links van je versienaam. Je krijgt volgend menu te zien:

Je krijgt duidelijk de naam van de versie te zien, de aanmaakdatum en de totaalprijs excl. BTW (en incl. BTW).

Kies je 'Nieuwe versie maken', dan start je met een volledig nieuwe versie. Geef deze versie een nieuwe naam zodat het onderscheid duidelijk is. Benoem bijvoorbeeld in grote lijn waarom je deze aanpassingen gaat doen.

Bepaal met het vinkje 'is de actieve versie' of je deze versie de actieve versie wil maken. Meestal zal dat wel het geval zijn.

Vervolgens kan je opnieuw regels, producten,... e.d. toevoegen aan je offerte.

Versie kopiëren

Kies je 'Kopieer deze versie', dan start je met een kopie van de geselecteerde versie. Je krijgt op die manier dus een identieke offerte die je daarna naar believen kan aanpassen.

Uiteraard blijft de originele versie van de offerte ongewijzigd en kan je terugschakelen naar de vorige versie wanneer gewenst.

Wisselen tussen versies

Via het pijltje links naast je versie naam krijg je een opsomming van alle versies. Selecteer de versie die je wil laden.

Versie bewerken

Ga via het pijltje links naast je versie naam en selecteer 'Bewerk deze versie'.

Volgende zaken kan je wijzigen op je versie:

De naam van je versie
(puur indicatief, maar deze naam kan eventueel ook gebruikt worden in de bestandsnaam van je offerte)
De datum van opmaak van je offerteversie
De vervaldatum van deze versie.
Deze kan afwijken van de vervaldatum op de sectie 'Algemeen' bij je offerte.
Of deze versie de actieve versie is
Of je commissie wil toepassen op deze offerte

Versie verwijderen

Zorg dat de versie die je wil verwijderen geselecteerd is en kies 'Versie bewerken'
Druk op de rode knop met vuilbak icoontje om de versie te verwijderen.

Waarom is de actieve versie belangrijk?

Bij het versturen van je offerte of het downloaden als PDF zal steeds de actieve versie gekozen worden. Ook als je offerte al omgezet is naar een project wordt het budget van het project bepaald aan de hand van de actieve versie van de offerte, niet aan de hand van de laatste versie van je offerte.

Meerdere offerteversies tegelijk doorsturen naar je klant

Standaard ga je via 'Actie > E-mail versturen' je actieve versie uitsturen naar je klant. Wens je nog een 2de, 3de,... (niet-actieve) versie mee te sturen, dan kan dat perfect.

Ga naar je offerte, tabblad 'Algemeen' en kies 'Actie > E-mail verzenden'
Onderaan zie je vervolgende knop ' + VERSIE'. Als je hierop klikt zal er een menu opengaan waar je nog andere versies van deze offerte kan terugvinden en selecteren

Na het selecteren zal ook deze bijkomende versie als bijlage toegevoegd worden

Druk vervolgens op 'Verzenden' om je offertes uit te sturen. Zo geef je je klant makkelijk de keuze tussen zijn opties.