Als u een onderhoudscontract (of een abonnement) aanbiedt aan uw klanten om bijvoorbeeld het onderhoud op hun verwarmingsketel elk jaar uit te voeren, kan u gemakkelijk vanuit het onderhoudscontract een werkbon aanmaken.

Dit helpdeskartikel legt alle stappen uit in detail.

Zoek eerst het onderhoudscontract in kwestie op. Vaak is er een lijst die hierbij helpt, zoals een lijst met onderhoudscontracten die binnen de maand moeten gefactureerd worden. Open het onderhoudscontract eens je het gevonden hebt.

Controleer hierna even of je bij de sectie 'Regels' alle materialen en/of werkuren hebt gezet die je standaard voorziet bij dit onderhoudscontract.

Controleer daarna bij de sectie 'Installaties' of de juiste installatie(s) gekoppeld zijn

Als alles in orde is gebruik je de groene actieknop en kies je voor 'Werkbon aanmaken'. Hierna volgt een stappenplan in een pop-up.

Als eerste stap kiest u een standaard facturatietype. Je krijgt hier de keuze tussen verscheidene opties, maar de belangrijkste opties zijn Offerte en Regie.

Je zou voor Offerte kiezen als de materialen en/of werkuren inbegrepen zijn in het bedrag dat de klant betaalt als deel van het onderhoudscontract. Je kiest voor Regie als deze materialen en/of werkuren wel doorgerekend moeten worden.

Je zou voor Garantie kiezen als het om een herstelling gaat binnen de garantieperiode.

Daarna krijg je een overzicht van alle materialen en werkuren die op het onderhoudscontract via de regels voorzien zijn. Je kan hier nog wijzigingen aan doen, of eventueel bepaalde materialen of werkuren tegen een ander facturatietype voorzien.

Als u hiermee klaar bent gaat u naar de volgende stap.

Hier kan u aangeven welke installatie(s) mee aan de werkbon gekoppeld moeten worden. Standaard staan ze allemaal aangevinkt. U kan ook ineens het type handeling kiezen dat moet toegevoegd worden aan de historiek van de installatie(s). Standaard is het type ingesteld op 'Onderhoudscontract'.

Als u nog een opmerking zou opgeven bij een installatie, dan komt deze opmerking mee terecht bij de handeling in de historiek van de installatie.

Daarna opent de werkbon automatisch. U zal zien dat bij de materialen alvast de materialen uit het onderhoudscontract zijn overgenomen en dat ook eventuele werkuren vanuit het onderhoudscontract al zijn overgenomen.

U hoeft nu enkel nog de werkbon in te plannen en wachten tot deze is uitgevoerd vooraleer u deze factureert.