Een goedkeuringsflow is een proces dat eigen is aan uw bedrijf, dat u kan inrichten binnen de software zelf. Zo kan u bijvoorbeeld alvorens een aankoopfactuur te betalen deze eerst laten nakijken door achtereenvolgens de juiste projectmanager, de juiste inkoper en later de financiële verantwoordelijke. Zo voorkomt u dat foutieve aankoopfacturen betaald worden en bespaart u uzelf de papierhandel om dit geld teruggestort te krijgen.
Een goedkeuringsflow kan in het systeem zowel voor aankoopfacturen, verkoopfacturen en todo's gebruikt worden. Het systeem voorziet een goedkeuringsinbox waarmee je makkelijk alle items waarvoor jouw goedkeuring gevraagd werd kan overlopen en al dan niet kan goedkeuren of afkeuren.
Naast de goedkeuringsflow voorzien we ook een handige goedkeuringsinbox die het verwerken van facturen die uw persoonlijke aandacht vereisen veel makkelijker maakt.
Algemeen
Een goedkeuringsflow bestaat uit meerdere stappen - we noemen dit fases. Elke fase binnen een goedkeuringsflow moet afgewerkt worden om de factuur finaal goed te keuren.
Elke fase moet afgewerkt zijn vooraleer er naar de volgende fase gegaan kan worden.
Per fase is het mogelijk om in te stellen of iedereen moet goedkeuren of dat één van de ingestelde personen hun goedkeuring genoeg is om de fase al dan niet af te werken.
Het is ook mogelijk om aparte flows in te stellen afhankelijk van eigen filtering. Bijvoorbeeld, alle aankoopfacturen boven de 10.000 EUR vereisen goedkeuring van de zaakvoerder als laatste stap.
Enkele voorbeelden van goedkeuringsflows
Aankoopfactuur
Stel dat je als bouwbedrijf een factuur ontvangt voor bouwmaterialen. Dan zou je flow er als volgt kunnen uitzien:
Stap 1: goedkeuring van projectmanager vragen
De factuur wordt automatisch doorgestuurd naar de projectmanager voor goedkeuring, omdat de materialen gerelateerd zijn aan een lopend bouwproject.
Stap 2: budget controleren
Na goedkeuring door de projectmanager gaat de factuur naar de financiële afdeling voor controle op budgettaire toewijzing.
Stap 3: De CFO de betaling goed als het om een groot bedrag gaat, waarna de factuur kan worden betaald.
Verkoopfactuur
Stel dat je een verkoopfactuur aanmaakt voor gepresteerde uren in regie voor een grote klant. Omdat het grensbedrag van 10.000 EUR wordt overschreden start automatisch een goedkeuringsflow.
Stap 1: de projectmanager kijkt de factuur na
De projectmanager kijkt eerst na of alle uren die in rekening worden gebracht terecht zijn en in rekening mogen worden gebracht. Hij kan, eventueel na enkele aanpassingen de factuur goedkeuren.
Stap 2: de accountmanager kijkt de factuur na
De accountmanager kijkt nu na of alle gefactureerde uren in lijn zijn met de afspraken die met de klant gemaakt zijn.
Stap 3: de facturatieverantwoordelijke krijgt de factuur terug
Na goedkeuring in de eerste twee stappen krijgt de facturatieverantwoordelijke de factuur terug en kan deze opgestuurd worden naar de klant.
To-do
Een to-do kan pas goedgekeurd worden als deze gekoppeld is aan een project en volledig uitgeschreven werd, zodat de opdracht duidelijk is
Stap 1: de projectmanager kijkt de to-do na
De projectmanager kijkt na of de to-do binnen de scope van het project past en kijkt na of er een uitleg voorzien is van het werk dat dient te gebeuren.
Stap 2: de gekozen verantwoordelijke kijkt de to-do na
Als die nog vragen heeft, wordt de to-do afgekeurd.