Een goedkeuringsflow bestaat uit één of meerdere fases. Elke fase binnen een goedkeuringsflow moet goedgekeurd worden vooraleer er naar de volgende fase kan overgegaan worden.
Wie moet er goedkeuren binnen deze fase?
Om in te stellen wie er binnen deze fase moet goedkeuren zijn enkele opties beschikbaar. Deze opties kunnen ook tegelijk gebruikt worden.
Wat u hier instelt bepaalt wie de factuur in zijn of haar goedkeuringsinbox te zien krijgt voor deze fase.
U kan kiezen uit een combinatie van:
Een specifieke gebruiker
Deze gebruiker krijgt de factuur in zijn of haar goedkeuringsinbox te zien
Een specifieke gebruikersgroep
Elke gebruiker in deze gebruikersgroep krijgt de factuur in zijn of haar goedkeuringsinbox te zien
Een dynamische selectie
U kan vanuit de gekoppelde relaties aan uw factuur automatisch bv. de projectverantwoordelijke of de klantverantwoordelijke laten selecteren.
Een master-user
Dit is iemand die de fase altijd kan goedkeuren, ongeacht de goedkeuring van de voorgaande instellingen.
Via het vinkje Elke onderstaande betrokkene moet goedkeuren bepaalt u of elke gebruiker individueel moet goedkeuren om deze fase af te werken of dat de goedkeuring van één van de gebruikers voldoende is.
Tip
Wij raden aan om in elke fase steeds een master-user in te stellen. Zo komt u niet in de problemen als een van uw werknemers bijvoorbeeld op ziekteverlof gaat en u hierdoor een goedkeuringsflow niet afgewerkt krijgt.
Welke acties mogen nog gebeuren in deze fase
Het kan dat u acties op de factuur wil beperken om fouten te voorkomen. Daarom kan u aanvinken welke acties nog mogen uitgevoerd worden op een aankoopfactuur die in de huidige fase zit.
In het voorbeeld hieronder mag in deze fase de aankoopfactuur niet meer bewerkt of verwijderd worden, maar mogen alle acties onder de groene actieknop alsnog uitgevoerd worden en mag de factuur ook afgedrukt worden.
Enkele voorbeelden
In deze fase moet er door ofwel "Dries Meeseman" ofwel door de verantwoordelijke van de gekoppelde Leverancier goedkeuring worden gegeven.
Omdat het vinkje bovenaan UIT staat, is goedkeuring van één van de twee personen voldoende om de fase af te ronden.
In deze fase moet er zowel door elke gebruiker in de gebruikersgroep Management als door de verantwoordelijke van de gekoppelde Leverancier goedkeuring gegeven worden.
Omdat het vinkje bovenaan AAN staat, is goedkeuring van alle personen vereist om de fase af te ronden.
