Dit helpdeskartikel geeft meer informatie over de acties binnen een workflow en geeft enkele voorbeelden van de mogelijkheden. Als u meer algemene informatie over workflows zoekt kan u terecht in dit helpdeskartikel en als u meer informatie wil over hoe u een workflow kan instellen kan u in dit helpdeskartikel terecht.

Een actie wordt uitgevoerd eens de triggers en de conditiesdoorlopen zijn.

Acties

Eens een item aan alle condities voldoet kunnen één of meerdere acties uitgevoerd worden. Er zijn verschillende soorten acties die hieronder allemaal worden beschreven met enkele voorbeelden erbij.

E-mail verzenden

Deze actie geeft u de mogelijkheid om automatisch een e-mail te laten vertrekken vanuit het systeem bij een bepaalde gebeurtenis. De geadresseerde(n) kunnen ofwel vast ingesteld worden of kunnen automatisch gekozen worden vanuit verschillende opties, zoals:

een vaste gebruiker in het systeem
u krijgt dan een keuzelijst om een gebruiker uit te kiezen
een gebruikersgroep
iedereen in de gebruikersgroep zal deze e-mail aankrijgen.
een gebruikerskeuzeveld
je kan hier dan kiezen uit de niet-standaard gebruikerskeuzevelden die zijn toegevoegd op de entiteit
de relatie die gekoppeld is aan het object
de klant/leverancier/prospect die gekoppeld is aan het project
de verantwoordelijke van de gekoppelde relatie
de verantwoordelijke van de klant/leverancier/prospect die gekoppeld is aan het project
de verantwoordelijke van het object
als het object een veld 'verantwoordelijke' heeft (dat standaard aanwezig is in het systeem), zal deze persoon de e-mail ontvangen
een vrij invulveld
u kan zelf het e-mailadres intypen dat de mail moet ontvangen, zodat u ook iemand buiten de organisatie op de hoogte kan brengen, bijvoorbeeld.

Een melding verzenden

Deze actie geeft de mogelijkheid om automatisch een melding binnen het systeem te versturen bij een bepaalde gebeurtenis. De ontvanger(s) van de melding kunnen ofwel vast ingesteld worden of kunnen automatisch gekozen worden vanuit verschillende opties. Dit zijn dezelfde mogelijkheden als bij een e-mail verzenden, hierboven.

Nieuw object aanmaken

Deze actie geeft u de mogelijkheid om bij de uitvoering van de workflow automatisch een object aan te maken. U kiest zelf een entiteit om te bepalen welk type van object moet aangemaakt worden en daarna kan u per veld een waarde instellen voor dat veld.

SMS verzenden

Deze actie geeft u de mogelijkheid om bij de uitvoering van de workflow automatisch een SMS te laten versturen. De opties om een telefoonnummer te kiezen zijn dezelfde als bij het verzenden van een e-mail, al zal telkens de telefoonnummer gebruikt worden uiteraard.

Waarde instellen

Deze actie geeft u de mogelijkheid om bij het uitvoeren van de workflow een bepaald veld automatisch in te vullen of de waarde die erin staat te overschrijven. Zo kiest u zelf welk veld aangepast moet worden en welke waarde daarin gezet moet worden.

Webhook

Deze actie geeft u de mogelijkheid om bij het uitvoeren van de workflow een extern systeem aan te roepen via de webhooks. Het externe systeem moet dit ook ondersteunen natuurlijk. U geeft hierbij een web-adres (URL) in die moet worden aangeroepen en u geeft het bericht in dat moet worden meegegeven aan het externe systeem. Op het scherm zelf ziet u een voorbeeld van de gestructureerde data in JSON-formaat dat naar de webhook zal worden verstuurd.