Met workflows kunt u terugkerende acties binnen het systeem automatiseren, waardoor het risico op fouten of vergetelheden wordt verminderd. Dit helpt uw bedrijf efficiënter te werken en zorgt ervoor dat belangrijke handelingen altijd correct worden uitgevoerd, zonder dat er handmatige interventie nodig is.

Wat zijn Workflows?

Workflows zijn automatische processen die geactiveerd worden door specifieke gebeurtenissen binnen het systeem. Ze helpen herhalende taken te automatiseren, zoals meldingen verzenden, e-mails sturen of nieuwe objecten aanmaken, afhankelijk van bepaalde criteria. Door workflows in te stellen, kunt u erop vertrouwen dat routinematige acties consistent worden uitgevoerd, zonder dat iemand er aan moet denken.

Voorbeelden van Workflows

Hier zijn enkele scenario's waarin workflows nuttig kunnen zijn:

Melding bij statuswijziging van een project
U kunt een workflow instellen die u een melding stuurt wanneer de status van een project verandert naar 'afgewerkt'. Dit zorgt ervoor dat u onmiddellijk op de hoogte bent en eventuele vervolgstappen kunt ondernemen.
E-mail bij aanvraag van verlof
Stel een workflow in die automatisch een e-mail stuurt naar de HR-afdeling wanneer een werknemer een vakantieaanvraag indient, zodat dit direct kan worden verwerkt.
Melding bij verwijdering van een tijdregistratie
In geval van het verwijderen van een tijdregistratie, kunt u een melding ontvangen om te voorkomen dat dit per ongeluk gebeurt zonder goedkeuring.

Maatwerk voor Uw Bedrijf

Workflows zijn vaak bedrijfsspecifiek. Dit betekent dat de automatiseringen die voor uw organisatie belangrijk zijn, niet zomaar als standaardfunctionaliteit in het ERP-systeem kunnen worden opgenomen, omdat ze mogelijk niet relevant zijn voor andere bedrijven. Daarom bieden we een flexibel systeem aan waarmee u deze specifieke automatisaties eenvoudig kunt instellen en beheren.

Onderdelen van een Workflow

Een workflow binnen het ERP-systeem bestaat uit drie belangrijke onderdelen: triggers, condities en acties.

1. Triggers

Een trigger is het startpunt van een workflow. Het bepaalt wanneer de workflow geactiveerd moet worden. Bijvoorbeeld:

Bij het converteren van een offerte naar een project
De trigger is hier het moment van conversie.
Bij het verwijderen van een tijdregistratie
De trigger is het verwijderingsmoment.

U kunt meerdere triggers instellen om zo complexere workflows op te bouwen.

2. Condities

Condities bepalen of de workflow daadwerkelijk moet worden uitgevoerd zodra de trigger plaatsvindt. Dit biedt u meer controle over wanneer een workflow wel of niet mag werken. Voorbeeld:

Offertes groter dan €10.000
U kunt instellen dat de workflow alleen geactiveerd wordt bij offertes met een waarde groter dan €10.000, in plaats van bij elke offerte.
Enkel projecten met status 'afgewerkt'
U kan eveneens instellen dat een workflow alleen geactiveerd wordt bij projecten met een specifieke status.

Condities maken het mogelijk om workflows af te stemmen op specifieke situaties binnen uw bedrijf.

3. Acties

De acties zijn wat de workflow daadwerkelijk uitvoert zodra deze geactiveerd is. Binnen ons systeem kunnen workflows de volgende acties uitvoeren:

E-mail verzenden
Stuur een automatische e-mail naar een specifieke ontvanger, zoals bij een goedgekeurde verlofaanvraag.
Melding verzenden
Toon een melding in het systeem wanneer een belangrijke gebeurtenis plaatsvindt, bijvoorbeeld bij het voltooien van een project.
Nieuw object aanmaken
Creëer automatisch een nieuw object, zoals een nieuwe taak of project, wanneer een bepaalde voorwaarde wordt vervuld.
SMS verzenden
Verstuur een SMS naar een vooraf ingesteld nummer, bijvoorbeeld om leidinggevenden op de hoogte te stellen van urgente zaken.
Waarde instellen
Pas automatisch een waarde aan binnen een object, zoals het aanpassen van de status van een project.
Webhook aanroepen
Start een externe actie door een webhook aan te roepen. Dit is handig voor het integreren van externe systemen met uw ERP.