Dit helpdeskartikel geeft meer uitleg over hoe u een workflow kan aanmaken vanuit het systeem en geeft enkele voorbeelden van hoe een specifieke nood kan invullen.

U kan uw workflows beheren via Instellingen > Algemeen > Workflows. U komt zo terecht op een overzicht van alle workflows die op dit moment ingesteld zijn. Via de knop + Workflow kan u een workflow toevoegen.

Een workflow heeft als algemene informatie alleen een benaming. Deze benaming heeft als enige doel om een duidelijke beschrijving te geven van wat er gebeurt. We raden aan om de naam zo duidelijk mogelijk te maken en eventuele condities hier al in op te nemen. Dit vergemakkelijkt het om later te troubleshooten bij eventuele problemen.

Een workflow kan uit meerdere events bestaan. Een event heeft altijd betrekking op één entiteit. Zo kan u binnen één workflow meerdere events toevoegen waardoor u meerdere entiteiten tegelijk manipuleert.

De entiteit die u kiest is van belang omdat dit bepaalt waar in het systeem de workflow automatisch getriggerd kan worden. Als u bijvoorbeeld een melding wil als een project het budget van 100.000 euro zou overstijgen, dan kiest u als entiteit 'project', ook al zou het budget van het project bepaald worden door het totaalbedrag van de offerte. In het onderstaande voorbeeld ziet u hoe u de algemene gegevens van zo'n workflow event zou kunnen instellen.

Als type van event kan u kiezen uit na bewaren, voor bewaren en repetitief. Meestal wil u hier kiezen voor Na bewaren. U leest meer hierover in het helpdeskartikel over de verschillende types van workflows.

Met het vinkje Is actief bepaalt u of dit workflow event kan uitgevoerd worden of niet. Als u een event (tijdelijk) wil uitschakelen, kan u dit afvinken. Dit workflow event zal dan niet meer uitgevoerd worden.

Een workflow event moet geactiveerd worden vanuit een actie of gebeurtenis in het systeem. Dit noemen we de trigger. Er kunnen per workflow event meerdere triggers tegelijk ingesteld worden. Zo kan u een workflow event laten uitvoeren op zowel het toevoegen van een nieuwe todo als op het verwijderen van een todo bijvoorbeeld.

U leest meer hierover in het artikel over de triggers van een workflow.

De condities bepalen of het item in kwestie in aanmerking komt voor de uitvoering van dit workflow event. Zo kan u bepalen dat enkel projecten met een totaal budget groter dan 100.000 euro in aanmerking komen bijvoorbeeld.

U leest meer hierover in het artikel over de condities die u kan instellen bij een workflow.

Eens een gebeurtenis in het systeem via de triggers en de condities gepasseerd is kunnen er één of meerdere acties uitgevoerd worden. Een mogelijke actie kan zijn om een melding aan een specifieke gebruiker te geven bijvoorbeeld.

U leest meer hierover in het artikel over de acties binnen een workflow.