In dit helpdeskartikel bekijken we een voorbeeld van een workflow waarbij er een melding wordt gegeven aan een specifieke gebruiker als een project zijn budget de 100.000 euro overschrijdt. Specifiek hieraan is dat we deze melding slechts éénmaal willen krijgen, niet elke keer als het project opnieuw wordt opgeslagen.
Dit helpdeskartikel toont kort welke triggers, condities en acties hiervoor moeten worden ingesteld. Als u meer informatie wil over deze onderdelen van een workflow, bekijk dan deze helpdeskartikels:
Workflow instellen
We maken een workflow aan met daarin één workflow event.
Dit workflow-event stellen we als volgt in:
Trigger: toevoegen of bewerken
Als trigger kies je hier voor toevoegen of bewerken. Je wil immers dat als een project vanaf het begin (bij eerste keer opslaan) de 100.000 euro overschrijdt je al een melding krijgt, maar ook dat als er later een bijkomende offerte wordt opgemaakt waardoor het budget stijgt boven de 100.000 euro je een melding krijgt.
Maar let op
Door je workflow op deze manier in te stellen loop je het risico dat deze meerdere keren zal doorlopen worden. Zo begraaf je mogelijk iemand in tientallen meldingen. Hoe we dat oplossen zie je bij de condities.
Conditie: totaal budget groter dan 100.000 euro
Als conditie stellen we in dat het totaal budget groter of gelijk aan 100.000 EUR moet zijn.
Maar omdat we ook niet willen dat iemand een melding krijgt elke keer een project met een budget groter dan 100.000 EUR wordt opgeslagen, voorzien we ook een tweede filter.
We hebben bij het project een eigen checkbox toegevoegd met als naam "Melding bij overschrijding project verstuurd". De waarde van deze checkbox moet op nee staan.
Tip
Het heeft voordelen om het op deze manier aan te pakken, want stel dat je voor welke reden dan ook de melding opnieuw zou willen geven, dan kan je dit vinkje gewoon afzetten en je project opslaan. De workflow wordt dan opnieuw uitgevoerd.
Deze checkbox wordt in de stap 'Acties' automatisch aangevinkt
Acties
Bij het uitvoeren van deze workflow zijn er twee acties vereist: de melding versturen en de checkbox automatisch aanvinken.
Melding verzenden
De melding moet in dit geval altijd naar een specifieke gebruiker verstuurd worden, dus is er een melding naar Steven Lemmens ingesteld geweest. Het bericht van de melding kan u zelf ingeven. Zoals overal in het systeem kan u ook hier dynamische velden gebruiken.
Checkbox aanvinken
De checkbox aanvinken is een aparte actie van het type 'Waarde instellen'. Zo stellen we dit veld in op waarde 'Ja'.
Workflow uittesten
Als ik daarna in het systeem een project aanmaak met een groter budget dan 100.000 EUR krijg ik automatisch een melding rechts bovenaan te zien:
De checkbox is ook automatisch aangevinkt
Zolang deze checkbox aanstaat krijg ik geen tweede melding meer. Als ik de checkbox zelf terug afzet en het project opnieuw opsla wordt de workflow opnieuw uitgevoerd en krijg ik opnieuw een melding.