Het importeren van klanten, leveranciers en contactpersonen, verloopt eigenlijk via precies hetzelfde stappenplan van een import. Je bereidt een Excel voor, opent de import-tool, stelt je kolommen in en controleert de preview.
Daarom behandelt dit helpdeskartikel enkel de uitzonderingen aan de hand van enkele concrete voorbeelden. Je kan de uitleg vinden in de volgende video of in meer detail lezen onderaan.
Klanten van klantgroep wijzigen
Stel dat je in bulk klanten een klantgroep wil toewijzen. Dit kan ook via de import-tool. Daarvoor vertrek je best vanuit een export uit het systeem. Personaliseer je lijstweergave en exporteer zo enkel de klanten die je wil aanpassen.
Je zal zien dat in het Excel-bestand automatisch een extra kolom toegevoegd werd met als naam Id. Dit is een uniek gegeven dat verwijst naar deze specifieke klant. Op die manier weet het platform straks perfect welke klant moet bijgewerkt worden en ben je niet afhankelijk van bijvoorbeeld te matchen op klantnummer. Je kan dus in de derde stap, waarbij je de kolommen instelt, gewoon kiezen om enkel te matchen op de Id. Dit kan nooit fout lopen.
Pas in je Excel de klantgroep aan voor deze klanten en laadt het bestand daarna opnieuw op via de import-tool. Als entiteit om naartoe te importeren kies je dan voor klant. Je kan ervoor kiezen om enkel de kolommen Id en klantgroep te verwerken. Alle andere kolommen blijven toch ongewijzigd, dus hoef je niet op te nemen in de mapping.
Importeren van leveranciers
Het importeren van leveranciers werkt op precies dezelfde manier als het importeren van klanten. Je bereidt een Excel voor (of je vertrekt vanuit een export uit het systeem zelf), je stelt je kolommen in en controleert de preview. Als entiteit bij het importeren kies je uiteraard wel voor Leverancier.
Importeren van contactpersonen
Zowel een klant als een leverancier kunnen één of meerdere contactpersonen toegewezen krijgen. Het is ook mogelijk om via de import-tool contactpersonen te importeren en deze ineens toe te wijzen aan de juiste klant of leverancier. Hierbij kan je gewoon één grote lijst maken van alle contactpersonen en via de kolom Klant/Leverancier aangeven aan welke klant of leverancier deze contactpersoon gekoppeld moet worden.
Om te verwijzen naar een klant of leverancier kan je verwijzen naar:
het klantnummer of het leveranciersnummer
de BTW-nummer van klant of leverancier
de unieke ID die je uit een export van klanten of leveranciers kan halen
Opgelet
Als je verwijst aan de hand van het klantnummer of het leveranciersnummer, dan moeten de nummerreeksen van klanten en leveranciers wel dermate verschillen dat je geen dubbels kan hebben. Als je met een prefix hebt gewerkt, zoals 'LEV-10001' om de nummerreeksen van leveranciers te onderscheiden van de nummerreeksen van klanten, dan is dit geen probleem.