Het maakt niet uit of je nu klanten, producten of leveranciers wil importeren: het importproces in IAMD.ERP verloopt steeds via dezelfde duidelijke stappen. In dit artikel begeleiden we je stap voor stap door het proces. Als je meer informatie wil over de import-tool zelf, kan je bij dit inleidend artikel terecht.
Stappenplan
U ziet hieronder de stappen staan die u moet volgen. U kan elke stap open klikken om meer informatie te krijgen.
Excel-bestand voorbereiden
Voorzie een Excel-bestand met netjes gestructureerde kolommen. Bijvoorbeeld:
Nummer
Naam
BTW-nummer
Gemeente
...
Voorbeeldbestand (klik hier)
Voorbeeldbestand (klik hier)
📌 Tip
Als uw kolom in Excel dezelfde benaming gebruikt als een veld in IAMD, dan wordt deze kolom automatisch herkend. Dit bespaart je later tijd.
Excel-bestand opladen
Open de import-tool en kies voor Nieuwe import. Laad vervolgens het Excel-bestand op.
⚠️ Let op
Enkel bestanden met de extensie .xlsx worden aanvaard. Bestanden in het oude .xls-formaat kunnen niet geïmporteerd worden.
Entiteit kiezen, werkblad selecteren & importtype bepalen
Kies welke soort gegevens je wil importeren (bv. klanten, producten...)
Selecteer het juiste werkblad (tab) in het Excel-bestand
Kies welk importtype je wil gebruiken (toevoegen, updaten of beide)
Meer info over importtypes? Zie het artikel: De verschillende importtypes uitgelegd.
📌 Tip
Als u niet goed weet wat er bedoelt wordt met een Excel-werkblad, dat zijn de 'tabs' die u bij een Excel-bestand onderaan kan kiezen. Hieronder zijn er twee Excel-werkbladen, nl. "Klanten-gegevens" en "Leveranciers-gegevens".
Kolommen instellen
Aan de linkerkant ziet u uw kolommen uit Excel opgelijst worden. Aan de rechterkant hebt u de mogelijkheid om per kolom uit je Excel aan te geven naar welk veld in IAMD de gegevens moeten geïmporteerd worden.
Het systeem vergelijkt automatisch de kolomnamen in je Excel-bestand met de beschikbare velden:
Gelijke namen worden automatisch gekoppeld
Afwijkende kolommen kan je handmatig toewijzen
Kolommen die je niet wil importeren kan je verwijderen via het vuilbakje
📌 Tip
In het voorbeeld hierboven ziet u dat er zal gezocht worden naar een bestaande klant aan de hand van het klantnummer. Als er al een klant wordt gevonden met dit nummer, dan wordt die klant bijgewerkt, anders wordt een nieuwe klant aangemaakt met dit nummer.
U kan meerdere kolommen aanduiden. Dan worden al deze velden gebruikt om bv. de overeenkomstige klant te zoeken.
Meer informatie over hoe bepaald wordt of het om nieuwe gegevens gaat of over een update aan bestaande gegevens
Meer informatie over hoe bepaald wordt of het om nieuwe gegevens gaat of over een update aan bestaande gegevens
Je kan ook instellen op basis van welke kolommen bepaald wordt of een record al bestaat of nieuw is (bijv. klantnummer + BTW-nummer). Dit doe je door in de laatste kolom één of meerdere velden aan te duiden.
Aangeven op welke kolom(men) gematcht moet worden is ontzettend belangrijk! Om bv. te bepalen of de Excel-rij een nieuwe klant bevat, of een klant die al bestaat, zal het systeem gaan zoeken naar bestaande klanten die (in het voorbeeld hierboven) dezelfde klantnummer hebben. Als er een klant gevonden wordt, met dezelfde nummer, dan krijgt die klant een update. Anders wordt er een nieuwe klant aangemaakt met die nummer.
Preview controleren
Bekijk een overzicht van wat er zal gebeuren bij de import:
Groen vinkje = nieuw item
Rood uitroepteken = er is iets mis met de rij. Deze rij kan niet geïmporteerd worden.
Ga met je muis op het rode driehoekje staan om een duidelijke foutmelding te krijgen.Gele kleur = bestaand item wordt aangepast
Grijs = wordt overgeslagen (bv. als type "enkel updaten" is gekozen, maar item is nieuw)
Import starten
Ben je tevreden met de preview? Klik dan onderaan op START IMPORT. De import wordt in de wachtrij geplaatst. Slechts één import tegelijk kan actief zijn in je omgeving.
Tijdens het importeren zie je live hoeveel rijen al verwerkt zijn.
Mislukte rijen nakijken
Stel dat er een verplicht veld geen waarde krijgt, of dat er voor welke reden dan ook een fout optreedt bij het importeren van een rij, dan wordt deze rij volledig overgeslagen - ook als er maar een probleem met één kolom is. Je ziet dit meteen via een rode foutmelding bij de import.
Als een import dus meerdere mislukte rijen heeft (met het woord "errors" ernaast), dan kan u volgende stappen volgen:
Open de import om onderaan een Excel-bestand met mislukte rijen te downloaden
Elke rij bevat een foutmelding zodat je die kan corrigeren
Herlaad het aangepaste bestand in de import-tool om de overgeslagen rijen opnieuw te verwerken
Zie ook: Herimporteren van mislukte rijen
➡ Ga verder naar: De verschillende importtypes uitgelegd