Voorbeeld van een eenvoudige calculatie
Voor een bedrijf dat tuinwerken verricht moeten we voor een tuin die een rechthoek is berekenen hoeveel uur werk en hoeveel zakken zaad er moeten aangekocht worden om de volledige tuin te zaaien.
Bij dit voorbeeld komen er maar twee producten kijken, namelijk:
de werkuren
dit is een uurtype uit je productcatalogushet zaad om te zaaien
dit is een product uit je productcatalogus
In dit voorbeeld is de calculatie afhankelijk van de afmetingen van de tuingrond, die een lengte en een breedte heeft. Dit worden later parameters.
Stap 1: maak een product aan van type samengesteld product (samenstelling)
Maak een samenstelling aan die we later in meerdere offertes kunnen hergebruiken in je productcatalogus.
Als eenheid van de samenstelling kies je niet ‘stuk’, maar bijvoorbeeld m². Zo kan eender wie met zijn tuin afkomen en geef je bij offerteopmaak in wat de lengte en wat de breedte is van de tuin. Het systeem berekent dan automatisch hoeveel zakken zaad je nodig hebt en hoeveel werkuren het kost.
Je kiest als eenheid m² omdat je het zo op je offerte wil gaan tonen later. Weersta hier de verleiding om toch voor 'stuk' te gaan omdat je enkel een totaalprijs wil weergeven op je offerte. Je kan later bij je offertesjabloon er immers voor kiezen om de prijs per vierkante meter te verbergen en enkel de totaalprijs te tonen.
Stap 2: de samenstelling zelf
De samenstelling zelf beheer je op het tabblad 'Samenstelling'.
Hier stel je met verschillende producten een samenstelling samen. Het doel hier is antwoorden op de vraag: welke producten en in welke hoeveelheden heb ik nodig om 1 m² gras te zaaien?
Voor ons voorbeeld hebben we twee producten nodig, dus die voegen we elk apart toe.
Stap 3: voor elk product de juiste hoeveelheid bepalen
Voor elk product in de samenstelling ga je nu na hoeveel je daarvan nodig hebt om 1 m² te doen. Een m² zaaien kan bijvoorbeeld een kwartier werk zijn.
Tip
Vergeet niet om tijd die je als ‘overhead’ zou rekenen hier al gedeeltelijk mee in te steken. Je werknemers zullen in dit geval bijvoorbeeld ook de auto moeten uitladen, al het gerief binnen handbereik zetten, … Vandaar dat een kwartier op het eerste zicht misschien wat te veel lijkt, maar een kwartier is snel voorbij.
Stap 4: gebruik maken van je samenstelling in je offerte
In dit voorbeeld blijft alles nog relatief eenvoudig. Je kan nu dit product gewoon gebruiken op een offerte en van daaruit je aantallen juist laten berekenen.
In je offerte geef je als hoeveelheid gewoon het totaal aantal m² in en de totaalprijs wordt automatisch berekend.
Tip
Je kan ervoor kiezen om de prijs per m² te verbergen en enkel de totaalprijs te tonen. Langs de andere kant valt er ook iets te zeggen voor een prijs per m² te tonen, omdat dit aangeeft dat je offerte geen nattevingerwerk was, maar dat er een logica achter schuilt.
Stap 5: bekijk het kostenrapport
Bekijk dan nu maar eens het kostenrapport voor deze offerte via Actie => Kostenrapport.
Je zal zien dat voor 18 m² tuin het systeem automatisch voor u uitrekent dat u 9 kg graszaad nodig hebt, en dat u daarvoor 4,5u werk moet rekenen.
Conclusie
Een goede calculatie geeft dus onmiddellijk inzicht in de juiste aantal benodigde werkuren en benodigde materialen. Dit zorgt ervoor dat u correct kan inkopen, correct kan inplannen en met een degelijke marge kan verkopen.