Ongeacht welke gegevens u gaat importeren, de import-tool volgt voornamelijk steeds dezelfde stappen. U leest in dit artikel meer over de verschillende stappen.

Voorzie een Excel-bestand met uw data mooi in kolommen gescheiden. In het voorbeeld hieronder gaan we klanten importeren. U ziet dat we enkele basisgegevens van een klant hebben opgelijst, met algemene gegevens zoals nummer, BTW-nummer en woonplaats in opgelijst.

Kies er bij de import-tool ervoor om een nieuwe import te starten. Als eerste stap krijgt u de vraag om uw Excel-bestand op te laden. Eens u een geldig Excel-bestand gekozen hebt, gaat de import-tool automatisch verder naar de volgende stap.

In de volgende stap geeft u aan welke soort gegevens (welke entiteit) u wil importeren. In het voorbeeld van hierboven gaan we klanten importeren, en kunnen deze klanten gevonden worden in het Excel-werkblad "Klanten-gegevens".

Wanneer u nu naar de volgende stap gaat, zal het systeem uw Excel-bestand openen en de verschillende kolommen die u hebt staan in uw Excel-bestand vergelijken met de velden die in IAMD bekend zijn voor een klant (in het voorbeeld hierboven).

Kolommen die dezelfde naam hebben als het veld in IAMD worden automatisch herkend en gekoppeld aan elkaar. Stel dat de naam niet overeenkomt, zoals in de laatste kolom in het voorbeeld hieronder, dan kan u dat nog handmatig kiezen.

Dit scherm heeft nog enkele belangrijke bemerkingen, die hieronder even overlopen worden.

Als u een bepaalde kolom niet mee wil importeren, kan u die via het vuilbakje verwijderen. Deze kolom wordt dan volstrekt genegeerd.

U ziet in het voorbeeld hieronder dat de kolom 'Nummer' zal gebruikt worden om te bepalen of het om een nieuwe klant gaat die moet toegevoegd worden aan uw klantenbestand, of het om een bestaande klant in het systeem gaat die moet bijgewerkt worden.

U kan ook meerdere velden aanvinken. Zo kan u bijvoorbeeld zowel klantnummer als BTW-nummer gebruiken. Enkel als er een klant wordt gevonden waarvan zowel de BTW-nummer en de nummer hetzelfde zijn zal worden bijgewerkt, anders wordt een nieuwe aangemaakt.

In de volgende stap krijgt u een preview van wat er gaat gebeuren als u deze import zou uitvoeren zoals hij nu ingesteld staat. U krijgt nu de gegevens uit het Excel-bestand opnieuw te zien, maar ingedeeld in de velden uit IAMD.

Let vooral op de kolom status vooraan. Deze geeft aan of het om nieuwe klanten gaat, of dat er een bestaande klant werd gevonden die zal worden bijgewerkt.

Bij nieuwe klanten zal je een groen vinkje zien verschijnen:
​

Bij een update zal die klant in het geel worden aangeduid om uw aandacht te trekken.

Als u de preview voldoende hebt nagekeken, kan u de import starten vanuit de preview met de knop onderaan: 'START IMPORT'.

Deze knop zal de import toevoegen aan de wachtrij. Er kan maar één import in uw omgeving tegelijk lopen en het systeem vormt automatisch een wachtrij zodat de volgende import automatisch start zodra de voorgaande import is afgelopen.

Eens de import gestart is ziet u de status van "In wachtrij" veranderen naar "Importeren". U krijgt een live-overzicht van het aantal rijen dat reeds verwerkt zijn. Zodra alle rijen verwerkt zijn, is de import klaar en verandert de status naar 'Geïmporteerd'.

Stel dat er een fout voorkomt bij een rij, dan zal die rij overgeslagen worden. U kan een import waarbij rijen mislukt zijn herkennen aan de rode foutmelding die naast de import staat.

Als u deze import opnieuw opent krijgt u onderaan de mogelijkheid om een Excel-bestand te downloaden met daarin alléén de mislukte rijen. Bij elke rij staat dan de foutmelding genoteerd, zodat u dit kan rechtzetten. U kan dan dit Excel-bestand opnieuw inladen in de import-tool en zo alsnog de mislukte rijen importeren.