Contactpersonen beheren
Contactpersonen worden gedeeld tussen klanten en leveranciers.
Een contactpersoon kan gekoppeld worden aan:
Eén of meerdere klanten
Eén of meerdere leveranciers
In de algemene lijst onder CRM > Contactpersonen zie je alle contactpersonen samen.
Binnen een klant of leverancier vind je de gekoppelde personen via het tabblad Contacten.
Waarom contactpersonen gebruiken?
Gebruik aparte contactpersonen wanneer:
Een klant meerdere aanspreekpunten heeft
Je offertes naar een andere persoon stuurt dan facturen
Je projecten door een specifieke contactpersoon opgevolgd worden
Zo kan je bij communicatie steeds de juiste persoon aanspreken.
Hoe maak je een contactpersoon aan?
Maak een contactpersoon bij voorkeur aan vanuit de klant- of leveranciersfiche.
Open de klant of leverancier
Ga naar het tabblad Contactpersonen
Voeg een nieuwe contactpersoon toe
De werking is identiek voor klanten en leveranciers.
Contactpersoon koppelen aan meerdere relaties
Een contactpersoon kan aan meerdere klanten of leveranciers gekoppeld worden.
Dit is nuttig wanneer:
Eén persoon meerdere vennootschappen vertegenwoordigt
Een boekhouder meerdere klanten beheert
Contactgegevens gebruiken bij communicatie
Bij het versturen van:
Offertes
Facturen
E-mails
kan je een specifieke contactpersoon selecteren.
Zorg ervoor dat:
Het juiste e-mailadres ingevuld is
Er geen dubbele contactpersonen bestaan
Belangrijk: dubbele contactpersonen vermijden
Controleer regelmatig:
Of er geen dubbele contactpersonen zijn aangemaakt
Of contactgegevens nog correct zijn
Of oude contactpersonen gedeactiveerd kunnen worden
Dit voorkomt fouten bij communicatie.
Veelgestelde vragen
Waarom zie ik mijn contactpersoon niet bij mijn klant?
Controleer of:
De contactpersoon effectief gekoppeld is aan die klant
Je in het juiste tabblad Contactpersonen kijkt
Kan één contactpersoon bij meerdere klanten horen?
Ja.
Je kan dezelfde contactpersoon koppelen aan meerdere klanten of leveranciers.
Waarom wordt het verkeerde e-mailadres gebruikt bij verzending?
Controleer:
Of het juiste e-mailadres ingevuld is bij de contactpersoon
Of je bij het document de juiste contactpersoon geselecteerd hebt
Kan ik een contactpersoon verwijderen?
Ja.
Je kan een contactpersoon verwijderen of de koppeling met een klant of leverancier verbreken.